مدیریت صندوق پست الکترونیکی کار ساده ای نیست، اما جیمیل ابزارهایی در اختیارمان قرارداده تا این کار را با سهولت بیشتری انجام دهیم. می توانید هر یک از مواردی که جستجو می نمایید را به یک فیلتر دستورپذیر بدل کرده و بعداً نیز از آن استفاده کنید. برای نمونه با کد «from: Facebook» می توانید ایمیل های دریافتی از این شبکه اجتماعی را به خوبی دسته بندی و بایگانی نمایید. یا اینکه می توانید فیلتری را برای نامه های دریافتی از یکی از دوستان نزدیکان درست کنید تا هیچ یک از آنها را بعداً گم نکنید. فیلترها همچنین می توانند پیش از ورود کاربر به صندوق پستی اش دست به دسته بندی نامه ها بزند و آنها را در دسته های موضوعی جمع آوری نمایند.

ترفند 2 – از جستجو بیشترین استفاده را ببرید

از محصولات گوگل انتظار می رود که حداقل بویی از این جستجوگر مهم اینترنتی برده باشند. گرچه این خصلت همیشه هم به طور عیان به چشم نمی آید، اما این نهانی بودنش نیز مزیتی است که اهل فن می توانند از آن بهره مند گردند. شایان توجه است که کادر جستجوی جیمیل بیشتر از آنچه که تصور می کنید قدرتمند است؛ برای این منظور می توانید برروی فلش کوچک که در سمت راست کادر جستجوی جیمیل قرار دارد را فشرده و از تنظیمات پیشرفته این جستجوگر منتفع شوید. می توانید به دنبال نامه هایی بگردید که دارای فایل ضمیمه هستند، تا با حذف آنها قدری فضای تان باز شود. حتی اگر به دنبال نامه های دریافتی از تاریخی خاص، مثلا یک سال گذشته هستید نیز این امکان برایتان مهیا است. البته میزان نامه هایی از این دست جستجوها بسته به تعداد دریافتی در صندوق پستی تان متغییر خواهد بود.

ترفند 3 – صندوق پستی تان را طبقه بندی کنید

به زبانه ی Inbox در صفحه تنظیمات جیمیل رفته و در آنجا موارد مربوط به ترتیب نمایش نامه های دریافتی در صندوق پستی تان را مدیریت نمایید. از این گذشته استفاده از قابلیت منحصر به فرد Priority Inbox (صندوق نامه های اولویت دار) را در جیمیل فراموش نکنید. پیش از همه اینها به بخش تنظیمات و زبانه Labs رفته و پیش نمایش (Preview) نامه ها را فعال کنید. قابلیتی که شباهت زیادی به برنامه مدیریت پست الکترونیکی outlook دارد. البته این قابلیت نیازمند صفحه نمایشی بزرگ یا عریض است و با مانیتورهای 15 یا 17 اینچ 4:3 نتیجه چندان خوب نخواهد شد.

ترفند 4 – وارد کردن سایر صندوق های پستی

اگر شما هم جزو کسانی هستید که برای عضویت در خبرنامه ها ترجیح می دهید نشانی پست الکترونیکی ثانویه خود در یاهو یا هاتمیل را به کار گیرید، می توانید نامه های دریافتی در آنها را به جیمیل نیز منتقل کنید تا از یک جا همه امور روزانه را در ید قدرت و اختیار داشته باشید. برای این منظور می توانید به تنظیمات جیمیل و بخش Accounts & Import آن سری بزنید. مراحل کار خیلی ساده و سر راست است، حتی می توانید موارد دریافتی از سایر حساب ها را فیلتر کرده یا به عنوان خوانده شده علامت گذاری نمایید. حتی ممکن است نشانی پست کاری خود را برای پشتیبان گیری به کار گیرید.

نکته: می توانید به نام کاربری خود در جیمیل هرچیز دیگری را بیافزایید مثلاً yousername+ anything@gmail.com و از این نشانی جدید برای عضویت سایت های دیگر بهره ببرید. جالب اینکه تمام نامه هایی که به این نشانی ارسال شود مستقیماً سر از صندوق پستی خودتان درخواهد آورد! تازه، پس از دریافت اولین نامه از این طریق قادر خواهید بود به کمک فیلتر «to:yourname+ anything@gmail.com» اقدامات لازم را صورت دهید.

ترفند 5 – به آسمان و ستاره ها نگاهی دوباره بیانداز!

آسمان زومیت پر از ستاره است اما شاید ستاره های ما به اندازه ی اختران درخشان موجود در صندوق پست الکترونیکی شما نباشد! قابلیت Superstars (ابرستارگان) که با مراجعه به زبانه General در Setting فعال می شود، به شما اجازه می دهد تا 12 ستاره گوناگون را تعریف کرده و هر یک را برای منظوری خاص به کارگیرید. به این ترتیب نه تنها یک ستاره معمولی دارید بلکه ستاره هایی به رنگ ها و شکل های گوناگون خواهید داشت که هر یک تعریفی برای خود دارند! برای این منظور هر بار که بر روی نشانه ی ستاره در کنار هر نامه دریافتی کلیک کنید، رنگ و شکل ستاره عوض می شود.

ترفند 6 – برچسب بزنید

برچسب زنی را می توان یکی از بهترین قابلیت های سرویس پستی گوگل به حساب آورد. به کمک این برچسب ها می توان موارد همسان را از بین کوهی از نامه های موجود یافته و به کار گرفت.

به خاطر داشته باشید با برچسب زنی هر نامه به طور خودکار آن را فیلتر کرده اید. جالب اینکه می توانید با جستجوی برچسب هایی خاص آنها را در دسته بندی های دقیق تری گردآوری نمایید. برای نمونه با جستجوی عبارتی نظیر «label:newsletter before:2011/01/01» می توانید به خبرنامه های دریافتی پیش از تاریخ مربوط دسترسی پیدا کنید.

ترفند 7 – گسترش توانمندی های جیمیل با برنامه های ثالث

برنامه ها و افزونه های ثالث متعددی برای سرویس پست الکترونیکی گوگل نگارش و منتشر شده اند؛ که به کمک آنها می توان توانمند ی های جیمیل را دو چندان کرد. برای نمونه برنامه Rapportive جزئیات بیشتری را از فیس بوک، لینکد این و توئیتر گردآوری کرده و در کنار پروفایل مخاطب نمایش می دهد. ابزاری که برای شناسایی هر چه بیشتر مخاطب خود بسیار کاربردی خواهد بود.

یکی دیگر از برنامه های ثالث محبوب Boomerang است که کاربر را قادر می سازد تا ارسال ایمیل ها را به آینده موکول کرده و آن را به طور مشخص در زمان تعیین شده انجام دهد. از این گذشته این برنامه به ما در یادآوری پیام های مهم در بازه های زمانی خاص کمک می کند.

ترفند 8 – شخصی سازی حجم نامه ها

شاید دوست داشته باشید میزان فاصله ای که بین فهرست نامه های صندوق پستی وجود دارد را کم و زیاد کنید، اما یک صفحه نمایش صرف ندارید و در خانه، محل کار و جاهای دیگری به صندوق پستی تان دسترسی دارید. برای این منظور به بخش تنظیمات رفته و با تغییر حجم نامه ها (Display Density) به میزان مورد نظر خود برسید.

ترفند 9 – یک نامه الکترونیکی را به ابزار یادآوری بدل کنید

گاهی پیش می آید که بنا به هر دلیلی قادر به ارسال نامه ای خاص نیستید، اما با این وجود نمی خواهید این کار را فراموش کنید. برای این منظور کافی است بر روی دکمه More (بیشتر) در بالای نامه مذبور کلیک کرده و آن را به یک ابزار یادآوری (add to Tasks) بدل سازید و تاریخ دقیق یادآوری را در تقویم ویژه ی آن مشخص کنید.

ترفند 10 – کارهای ابتدایی را بهتر به انجام برسانید

برای تکمیل این کارگاه آموزشی و تبدیل شما به یک جیمیل باز بالفطره باید آشنایی تان با امور پیش پا افتاده و ابتدایی را نیز افزایش دهیم. احتمالاً نمی دانستید که برای جستجوی نامه های دریافتی از سوی شخصی خاص می توانید از پرس وجویی نظیر «from: emailname@gmail.com» کمک بگیرید.

اگر شما هم ترفند مشابه ای را می شناسید در بخش نظرات آن را به دیگران معرفی کنید.